Cómo hacer una carta formal

Pese a los avances de la tecnología y la aparición de los emails y los mensajes instantáneos, las cartas formales siguen siendo el método utilizado para la comunicación más institucional. En este post te contamos en qué consisten, qué deben incluir y cuáles son los tipos más utilizados.

¿Qué es una carta formal?

Los rasgos más característicos de una carta formal son el tono educado y respetuoso. Estas cartas suelen utilizarse para comunicar un hecho que requiere de una seriedad o formalidad expresa. Suele venir de una institución o empresa con la que el receptor no tiene relación y viene dado, en todo momento, quién es la parte que la emite. Es más, suele ir firmada.

Qué es una carta formal

¿Qué tipos de cartas formales existen?

Y es que, como en el resto de documentos, al igual que pasa con la carta de recomendación para un trabajo, existen varios tipos de cartas formales dependiendo del objetivo que tengan. Las más utilizadas son estas que te contamos ahora:

  • Carta de sugerencia

Esta carta se utiliza para ofrecer una inconformidad con el servicio obtenido por parte de una empresa o una persona física o institución. Por lo general, suele ser en formato de crítica pero jamás debe perder esa parte respetuosa y amable. Al final, se trata de una carta en la que se ‘sugiere’ al destinatario cambiar su forma de hacer.

  • Carta de renuncia

Esta carta se suele utilizar en el ámbito laboral y se elabora por parte del trabajador. Con ella, el emisor expone las causas por las que va a finalizar la relación con la empresa en cuestión.

  • Carta de agradecimiento

Como su nombre indica, esta carta sirve para mostrar gratitud por el servicio o el trato recibido. Pese a que sigue manteniendo ese tono formal, lo cierto es que aquí, por el tema que se trata, suele ser algo más agradable.

  • Carta de solicitante

Esta carta sirve para solicitar algún tipo de servicio o suministro. También puede utilizarse para pedir autorización para alguna actividad o bien para demandar algún tipo de documento específico.

  • Carta de exposición de motivos

En ella se incluyen los motivos por los que se debe desempeñar un trabajo o realizar cualquier tipo de acción específica o no. Y es que, esta carta puede ser tanto en positivo como en negativo.

  • Carta formal de maternidad

Se realiza expresamente para comunicar la maternidad de una persona al organismo correspondiente. En este caso, será expedido por una institución de salud que certifique esta baja.

¿Qué partes debe tener?

Como te decíamos, la carta formal tiene que tener una parte muy respetuosa y mostrar una seriedad que hará que te tengan o no en cuenta. Por eso, hay unas partes que deben estar incluidas sí o sí. No pueden faltar estas:

  • Saludo. Es importante que se realice un saludo cordial a la persona que recibe la carta.
  • El motivo. Aquí se expresará en una sola línea (dos como máximo) el motivo resumido por el cual se escribe esta carta. Es como un pequeño subtítulo.
  • El contenido. Aquí es donde realmente se desarrollará el contenido de la forma más detallada posible. Eso sí, tiene que ser fácil de leer y mantener la cordialidad. Por lo general, suele llevar su introducción, argumentos y conclusión. De este modo será mucho más sencilla de leer por parte del receptor.
  • La ubicación y fecha. Ayudará a que quede constancia de dónde y cuándo se ha firmado esa carta.
  • Final. Es la despedida que realiza el emisor al receptor. Por lo general, suele ser algo tipo… ‘Reciba un cordial saludo…’ o algo por el estilo.
  • Firma. Como te hemos anunciado antes, resulta indispensable que la carta esté firmada por la persona que redacta para otorgarle, todavía más, mayor formalidad.

Características y cómo escribirla correctamente

Hay una serie de consideraciones que debes tener en cuenta antes de escribir una carta formal. Son estas:

  • Te recomendamos que antes de escribir la carta en sí, escribas los puntos que quieres tratar para no dejarte nada.
  • El lenguaje informal debe quedar fuera de esta carta. Para ello, utiliza los adjetivos correspondientes y utiliza sinónimos que doten de veracidad y formalidad a la carta.
  • Es importante que pongas bien el nombre de la persona que lo va a recibir y todos los datos sobre su cargo.
  • Utiliza párrafos de no más de 3 líneas. Así te aseguras que la carta no se haga tediosa y quede lo más clara posible.
  • Recuerda que la firma es indispensable.

Estructura de la carta formal

Te contamos ahora cómo debe ser el modelo básico de una carta formal. Te decimos, de arriba a abajo, todo lo que debe incluir.

  1. Encabezado con el nombre del emisor y el logo de la empresa si lo hubiera.
  2. Dirección de la persona física que emite la carta o bien de la empresa.
  3. La fecha en la que se realiza la carta.
  4. El saludo cordial como comienzo de la redacción.
  5. El contenido con todo lo que se desea exponer.
  6. La despedida mostrará un gesto de cortesía y educación.
  7. La firma del emisor acompañada por su nombre. Debe leerse fácilmente.

Y, sobre todo, ten en cuenta que da igual si la carta se realiza en forma positiva o bien para realizar alguna crítica al receptor. Lo importante es no dejarse llevar y seguir manteniendo ese tono educado, respetuoso y cordial que hacen que la carta formal sea utilizada de forma mucho más institucional.

Modelos y ejemplos de carta formal